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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

Allgemeine Informationen
Diese Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, soll Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhoben werden, umgehen.

Verantwortliche/r für die Datenverarbeitung

atwork Corporate AG

Flurstrasse 17

8048 Zürich

+41 44 431 33 77

contact@atwork.ai

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n.:

gdpr@atwork.ai

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobene personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten beruflichen Werdegang usw., anhand derer eine bestimmte Person mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kann.

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, die aus den Bewerbungsunterlagen und während des Bewerbungsverfahrens erhoben werden
Wenn Sie sich auf elektronischem Wege, d.h. per E-Mail oder über unser Online-Formular, bei uns bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen und der Vertragserstellung.


Mit Ihrer Bewerbung über unsere Recruiting-Website bekunden Sie Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie uns personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck der zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen verarbeiten.

Dabei werden insbesondere die folgenden Daten erhoben:

Name (Vor- und Nachname)
E-Mail Adresse
Telefonnummer

Place
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, über den Sie uns gefunden haben

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Referenzschreiben hochzuladen. Diese können zusätzliche personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse usw. enthalten.

        

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.


Nur befugte Mitarbeiter der Personalabteilung und/oder Mitarbeiter, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind, haben Zugang zu Ihren Daten.

Ihre Daten werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und/oder zur Abwehr von Ansprüchen aus gesetzlichen Bestimmungen für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihre Daten löschen oder anonymisieren. Im Falle der Anonymisierung stehen uns die Daten nur in Form von so genannten Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (z.B. Anteil der männlichen und/oder weiblichen Bewerber, Anzahl der Bewerbungen in einem bestimmten Zeitraum usw.).


Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens  für bis zu 12 Monate weiter, um sie in unseren Talent Pool aufzunehmen, um Ihnen weitere für Sie interessante Stellenangebote anbieten zu können.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.


Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Stelle bei uns angeboten bekommen und diese annehmen, verarbeiten wir die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses weiter.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.


Weitergabe von Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH betrieben, die eine Personal- und Bewerbermanagement-Softwarelösung anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 der DSGVO. In diesem Fall basiert die Verarbeitung auf einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlichem und Personio.

Rechte der betroffenen Personen
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) die folgenden gesetzlichen Betroffenenrechte zu, sofern deren Voraussetzungen vorliegen:

  • Recht auf Auskunft über Ihre bei uns  gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)    
  • Recht auf Berichtigung unzutreffender Daten  (Art. 16 DSGVO)    
  • Recht auf Löschung der bei uns gespeicherten  Daten (Art. 17 DSGVO)    
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der bei  uns gespeicherten Daten (Art. 18 DSGVO)    
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)    
  • Recht auf jederzeitigen Widerruf einer ggf. uns  gegenüber erteilten Einwilligung mit Wirkung auf die Zukunft    
  • Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen  Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie  betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften der DSGVO verstößt.    
  • Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Abschließende Bestimmungen
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2022.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie jederzeit den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsprozess oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Besuch dieser Recruiting-Website oder jede spätere Bewerbung.

    

Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter atwork.ai/datenschutz.


Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.